Lecţia 13 – Pentru seniori – Cum transmit un e-mail cu anexe

Transmiterea

Transmiterea unui e-mail este foarte simplă şi rapidă. În Microsoft Outlook daţi click pe New iar în Thunderbird daţi click pe Write. Daţi click pe icoana cu address book şi selectaţi adresa la care transmiteţi mesajul, sau scrieţi manual adresa de e-mail a destinatarului. Scrieţi la Subject ceva semnificativ privind mesajul. Oamenii citesc mai întâi ce scrie la Subject şi apoi se hotărăsc să deschidă, să răspundă, sau să arunce la lada de gunoi (trash) mesajul primit. Nu folosiţi Urgent la Subject. Scrieţi textul mesajului cursiv, daţi Enter între paragrafe. Nu bateţi mesajul cu majuscule, în limbajul Internet acest lucru înseamnă că ţipaţi la persoana la care vă adresaţi. Evitaţi anexele la mesaj pe cât posibil, ele pot conţine viruşi sau se descarcă greu, în funcţie de mărimea anexelor. Verificaţi dacă aţi scris gramatical corect. Intrumentul de verificare scriere corectă nu evidenţiază întotdeauna toate greşelile. Atenţie! Nu scrieţi date confidenţiale în e-mail. CC (Carton Copy) înseamnă copie ca cea la indigo. Înseamnă adrese de e-mail ale destinatarilor cărora trimiteţi mesajul în copie. CC apare la toţi destinatarii care primesc mesajul. BCC (Blind Carbon Copy) înseamnă copie oarbă la indigo, similar cu CC, cu excepţia că adresele de e-mail ale destinatarilor incluse aici nu apar în mesajul tuturor destinatarilor. Aşadar, destinatarii trecuţi la rubrica TO sau CC nu vor şti că a fost transmisă o copie a mesajului şi destinatarilor trecuţi la rubrica BCC.

Despre anexele e-mail

Anexele sunt fişiere ataşate unui mesaj electronic. Indiferent de ce program folosiţi, urmaţi cu stricteţe regulile de mai jos:

• nu deschideţi nici o anexă decât dacă cunoaşteţi cine a transmis-o, de unde şi numai dacă aşteptaţi vreun mesaj cu anexe; anunţaţi în prealabil persoana căreia transmiteţi mesajul că urmează să-i transmiteţi un e-mail cu anexe; dacă totuşi primiţi un e-mail cu anexe, verificaţi dacă într-adevăr persoana care a transmis mesajul a transmis ceva cu anexe.
• dacă primiţi un e-mail cu anexe de la cineva necunoscut, ştergeţi-l imediat;
• să aveţi instalat în calculator un program antivirus şi antispy actualizate;
• folosiţi un program e-mail cu filtru spam precum Microsoft Outlook sau Mozilla Thunderbird; programele de e-mail prin web cum sunt Gmail (de la Google) şi Yahoo! Mail (de la Yahoo) au incluse filtru spam.
• folosiţi un fel de parolă la mesajul dvs. text când transmiteţi un e-mail, cuvânt de care prietenii şi familia să aibă cunoştinţă; dacă transmit anexe fără să vă anunţe şi mesajele includ acest cuvând, ştiţi sigur că vin de la cineva cunoscut.

Cum transmiteţi anexele prin e-mail (documente, foi de calcul, fotografii şi tot felul de fişiere) – majoritatea programelor lucrează cam în acelaşi fel:

1. Deschideţi programul e-mail, deschideţi mesaj nou şi scrieţi mesajul.
2. Daţi click pe icoana attachment (icoana care are o agrafă) sau selectaţi Insert fişier de pe bara de meniu.
3. Căutaţi în calculator unde este fişierul pe care doriţi să-l anexaţi.
4. Daţi click pe el să-l selectaţi, apoi daţi click pe butonul Insert.
5. Apare o icoană sau un mesaj care vă înştiinţează că fişierul a fost anexat.
6. Anexa apare în cadrul mesajului.
7. Daţi click pe butonul Send.

Anexarea fotografiilor digitale la un e-mail

Din nefericire, fotografiile digitale sunt foarte mari fizic. Dacă destinatarul are limită privind dimensiunea mesajului, aceste anexe mari blochează căsuţa poştală a destinatarului, făcând imposibil accesul. Redimensionaţi fotografiile. Utilizatorii Windows XP au o facilitate din sistemul de operare sau prin programe cum ar fi Picasa care redimensionează copiile fotografiilor înainte de a le transmite ca anexe la un mesaj electronic. Folosiţi Windows XP pentru redimensionare şi e-mail, fără a altera originalele fotografiilor:

1. Intraţi în Explore şi apoi în dosarul unde aveţi fotografiile pe care doriţi să le transmiteţi ca anexe.
2. Pe bara de intrumente sus, deasupra dosarului, să nu fie selectate opţiunile Search şi Folders.
3. Selectaţi fişierul sau fişierele de anexat (cu SHIFT + săgeată în jos, sau CTRL + click de mouse).
4. În stânga, daţi click pe E-mail the selected items sub File and Folder Tasks. Apare fereastra Send Pictures by E-mail.
5. Selectaţi Make all my pictures smaller.
6. Daţi click pe Show more options.
7. Selectaţi o dimensiune pentru fotografii. Cea mai mică dimensiune este optimă iar fişierele sunt reduse ca dimensiune.
8. Daţi click pe OK.
9. Apare o bară de progresie care indică reducerea dimensiunii fotografiilor, după care apare în programul e-mail default mesaj nou e-mail.
10. Windows introduce automat toate fişierele anexate la Subject. Dacă doriţi schimbarea, daţi click pe o anexă şi Delete de pe tastatură.
11. Completaţi adresa destinatarului, adăugaţi mesajul personal şi click pe Send.

E-mail pe web

E-mail pe web stochează pe un mail server mesajele, adică este accesibil din orice colţ al lumii unde există conexiune la Internet şi de pe un calculator cu un navigator web (web browser). E-mail pe web poate fi rapid şi simplu configurat şi are un grad ridicat privind starea anonimă a utilizatorului. Posibilitatea de a fi folosit de oriunde face mai grea depistarea utilizatorului. Avantaje:

• întreţinere centralizată a programului e-mail
• copii de siguranţă, actualizare şi securizare automate
• majoritatea furnizorilor de astfel de căsuţe poştale electronice oferă protecţie împotriva spam şi virus.

Dezavantaje:

• utilizatorul trebuie să fie online ca să citească şi să scrie un e-mail
• utilizatorul nu poate stoca mesajele pe calculatorul propriu
• conturile sunt supuse atacurilor spam

Furnizori populari de e-mail pe web

Gmail (de la Google)
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
Gmail oferă 2 gigabytes de stocare online. Acces liber Post Office Protocol (POP) şi transmitere de la orice adresă. Sortare, căutare şi marcare care permit găsirea rapidă şi organizarea mesajelor. Din motive de securitate, Gmail solicită un telefon mobil pentru activarea contului.

Yahoo! Mail
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
Yahoo! Mail oferă gratuit 1 gigabyte online pentru fiecare cont de e-mail. Puteţi bloca descărcarea imaginilor pentru securitate sporită. Yahoo! Mail oferă filtre şi programe de vizualizare, steaguri pentru mesaje şi căutare puternică în dosarele cu mesaje. Programul PhotoMail, integrat în Yahoo! Photos cu Yahoo! Mail, uşurează încărcarea şi distribuirea fotografiilor.

MSN Hotmail
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
MSN Hotmail vine cu numai 250 megabytes stocare de mesaje şi nu are acces POP. Securizarea mesajelor nu este oferită. Administrarea mesajelor şi filtrul spam nu sunt la cote maxime.

Mona Bernhardt-Lörinczi